Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden A Events en Bar Booze

Artikel 1

De offerte wordt gemaakt op basis van de door de klant verstrekte gegevens. De prijs zal herberekend worden indien zich wijzigingen voordoen. Alle bedragen zijn exclusief B.T.W. De offerte is 14 dagen geldig, behoudens anders schriftelijk overeengekomen. Bepaalde prijzen in de offerte zijn schattingen; het evenementenbureau heeft dus het recht om de aantallen/prijs te wijzigen. Onvoorziene omstandigheden kunnen bovendien een meerprijs met zich meebrengen.

Bij onvoorziene prijsstijgingen van goederen of diensten door externe leveranciers kunnen deze meerkosten aan de klant doorgerekend worden.

Artikel 2

De bestelling wordt schriftelijk bevestigd, waarvoor de offerte wordt ondertekend door de opdrachtgever. Zodra de offerte is ondertekend en het voorschot is betaald, geldt deze als contract tussen partijen en wordt het opgenomen in de planning.

Zowel de offerte als de huidige algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de overeenkomst. Een niet-ondertekende bestelbon kan nimmer gelden als een overeenkomst tussen partijen.

Elke opdracht/bestelling betekent de aanvaarding van onze algemene voorwaarden.

Artikel 3

Het voorschot (volgens afspraak, minimum 50%) wordt betaald bij ondertekening van de bestelbon of uiterlijk binnen de 8 dagen na ondertekening. De restfactuur wordt binnen 8 dagen na het evenement betaald. De nodige boekingen en reservaties worden pas verricht wanneer het vermelde voorschot is betaald.

Elke factuur van het evenementenbureau is betaalbaar binnen 8 dagen na factuurdatum op de maatschappelijke zetel van het evenementenbureau. In geval van niet-betaling binnen de vooropgestelde termijn, kan het evenementenbureau afzien van de levering en/of organisatie van het evenement en is zij hiervoor geen schadevergoeding verschuldigd.

Bij gehele of gedeeltelijke laattijdige of niet-betaling is de opdrachtgever automatisch, zonder ingebrekestelling en van rechtswege, een verwijlintrest verschuldigd van 10%, alsook een forfaitair schadebeding van 10% met een minimum van 250,00 euro.

Bij betaling na de afgesproken betalingstermijn vervallen de eventueel toegekende kortingen en zullen deze extra gefactureerd worden.

Wij behouden ons het recht om het evenement uit te stellen of te annuleren in geval van niet-betaling.

Artikel 4

Elke omstandigheid die overmacht uitmaakt in hoofde van het evenementenbureau, zoals onder andere faillissement van één der leveranciers, cateraars of medewerkers aan het evenement, weersomstandigheden, natuurrampen, stakingen, veiligheidsproblemen, storing van stroomvoorzieningen, of gelijkaardige omstandigheden, pandemieën of overheidsmaatregelen (deze opsomming is niet-limitatief), wordt schriftelijk gemeld bij het evenementenbureau en kan geen aanleiding geven tot enige vorm van schadevergoeding in hoofde van het evenementenbureau.

Overmacht ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen. Alle omstandigheden die bij het indienen van de offerte redelijkerwijs onvoorzienbaar waren en die onvermijdbaar zijn en die de uitvoering van de overeenkomst financieel zwaarder of moeilijker maken dan normaal voorzien, worden beschouwd als een geval van overmacht.

Artikel 5

Elke vorm van schade aan het evenementenbureau (bijvoorbeeld materiaal) veroorzaakt door de klant/opdrachtgever of aanwezige gasten kan doorgerekend worden aan de opdrachtgever.

Artikel 6
De klant die een opdracht geeft, wordt verondersteld daartoe gerechtigd te zijn en draagt de volledige verantwoordelijkheid tegenover derden, met uitsluiting van het evenementenbureau.
Het evenementenbureau is niet aansprakelijk voor:

• Schade aan derden ten gevolge van de georganiseerde evenementen
• Schade, vernietiging of diefstal van het materiaal/kledij/bezittingen van de deelnemers
• Het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften of onderrichtingen door de deelnemers
• Een eventueel tekort aan materiaal, personeel, food of andere zaken te wijten aan een hoger aantal aanwezigen of hogere hoeveelheden dan voorzien in de offerte
• Mochten er ondanks de goede voorbereidingen toch blijken dat er tijdens het evenement een tekort is aan een bepaald soort drank of voeding.

Het evenementenbureau heeft een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De eventuele aansprakelijkheid van het evenementenbureau is steeds beperkt tot de dekking voorzien in de door haar afgesloten verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Indien blijkt dat een deelnemer zich bevindt in een toestand van alcoholintoxicatie of drugsgebruik, of onder zware medicatie, dan is deze deelnemer exclusief aansprakelijk voor alle schadelijke gevolgen van het ongeval of schadeverwekkend feit.
De klant dient zelf te zorgen voor een verzekering voor hun eigen goederen (zoals persoonlijke eigendommen) en het evenementenbureau dekt enkel de aansprakelijkheid die in hun verzekering is opgenomen.

Artikel 7

De klant dient ervoor te zorgen dat onze accommodatie ten allen tijde over voldoende elektrische stroom beschikt. Indien dit niet het geval is, kan een schadevergoeding verschuldigd zijn voor de geleden schade, of kunnen extra werkuren gerekend worden indien dit leidt tot extra werk bij opbouw/afbouw of tijdens het evenement.

Artikel 8

Op straffe van verval moeten alle klachten schriftelijk en uiterlijk binnen 8 dagen na de factuurdatum ingediend worden. Het louter indienen van een klacht ontslaat de klant niet van de naleving van de voorwaarden en betalingstermijnen.

Artikel 9

Elke deelnemer dient zich te schikken naar de richtlijnen en eisen van het evenementenbureau. Dit impliceert onder andere natuurvriendelijk gedrag, veiligheidsmaatregelen, het gebruik van alcohol of drugs, en een algemeen rookverbod in alle openbare gebouwen.

Bij een overtreding hiervan heeft het evenementenbureau het recht deze deelnemers uit te sluiten, zonder enige vorm van schadevergoeding. Indien de klant/opdrachtgever op het evenement derde partijen inschakelt, dient hij hiervan het evenementenbureau schriftelijk op de hoogte te brengen. Deze derden zijn genoodzaakt de veiligheidsvoorschriften na te leven.

Het evenementenbureau kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor storingen of het verstoren van de activiteiten door toedoen van derden.

De klant is verantwoordelijk voor het naleven van lokale wet- en regelgeving met betrekking tot bijvoorbeeld vergunningen en de veiligheid van de locatie.

Artikel 10

De klant zal het definitieve aantal gewenste personen of hoeveelheden ten laatste 14 dagen voor het evenement schriftelijk doorgeven aan het evenementenbureau. Telefonische bevestigingen worden niet aanvaard.

Een vermindering van de in de offerte voorziene hoeveelheden of personen (of zoals doorgegeven door de klant) met meer dan 25% wordt als een annulering beschouwd, waarop het artikel betreffende annulering van toepassing is.

Elke gewijzigde of supplementaire bestelling kan een verhoging van de prijzen met zich meebrengen en zal het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie.

Indien er meer personen aanwezig zijn of hogere hoeveelheden dan doorgegeven door de klant of voorzien in de offerte, behoudt het evenementenbureau zich het recht voor om de factuurprijs te verhogen.

Indien de klant de datum van het evenement wijzigt, behoudt het evenementenbureau zich het recht voor om de prijzen aan te passen.

Indien er bij het evenement minder personen aanwezig zijn of mindere hoeveelheden dan voorzien in de bestelbon of doorgegeven door de klant, kan dit niet leiden tot een prijsvermindering. De prijs zoals voorzien in de bestelbon of conform het aantal zoals door de klant doorgegeven uiterlijk 14 dagen voor het evenement, wordt gefactureerd door het evenementenbureau.

Indien één van de activiteiten van het evenement niet meer beschikbaar is, behoudt het evenementenbureau zich het recht voor om een gelijkwaardige vervanging te voorzien.

Artikel 11
Elke annulering dient schriftelijk te gebeuren. Behoudens de reeds betaalde facturen aan het evenementenbureau, is de klant bij elke annulering van de opdracht (geheel of gedeeltelijk) een schadevergoeding verschuldigd aan het evenementenbureau, welke forfaitair wordt vastgesteld op:

• Annulering tot 1 maand voor het evenement: 50% van het voorschot wordt behouden als schadevergoeding door het evenementenbureau.
• Annulering tussen 1 maand en 7 kalenderdagen voor het evenement: 100% van het voorschot.
• Annulering vanaf 7 dagen voor het evenement: 50% van de prijs die bevestigd is in de bestelbon/offerte.

Alle gemaakte kosten kunnen tevens teruggevorderd worden van de opdrachtgever. Het evenementenbureau heeft het recht om de gedwongen uitvoering in rechte te eisen en/of aan te tonen dat haar schade en gederfde winst een groter bedrag vertegenwoordigen.
Een gedwongen annulering door het evenementenbureau (bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden of overmacht) kan geen schadevergoeding rechtvaardigen, en de gemaakte kosten zullen door de klant worden gedragen.
Bij gedwongen sluiting van een locatie of wijziging van de evenementdatum door bijvoorbeeld overheidsmaatregelen, kunnen extra kosten ontstaan. Deze kosten worden integraal door de klant gedragen.

Artikel 12

Alle creatieve en immateriële prestaties van het evenementenbureau blijven de intellectuele eigendom van het evenementenbureau en kunnen zonder diens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming niet gebruikt worden door de klant of door derden.

Artikel 13

Het evenementenbureau heeft het recht om gebruik te maken van de referenties van de uitgevoerde evenementen in zijn publiciteit, zowel beschrijvend als visueel. Indien het evenementenbureau in opdracht van de klant de publicitaire promotie van het evenement verzorgt, geeft de klant/opdrachtgever zijn toestemming aan het evenementenbureau om de merknaam/bedrijfsnaam, logo, locatie, enz. van de opdrachtgever op te nemen in de promotie.

A Events / Bar Booze heeft het recht om gebruik te maken van de referenties van de huurder, zoals foto’s, video’s en teksten van de evenementen, voor eigen marketingdoeleinden, zowel beschrijvend als visueel. Alle media (foto’s/video’s, enz.) die gebruikt worden voor de publiciteit van A Events / Bar Booze, zijn auteursrechtelijk beschermd.

Eigen gebruik hiervan moet schriftelijk worden aangevraagd en goedgekeurd.

Artikel 14

Indien gewenst, kijkt het evenementenbureau voor de nodige vergunningen bij de door haar georganiseerde evenementen. Alle kosten, taksen, lasten, enz. die hiermee verbonden zijn, worden doorgefactureerd aan de klant. De klant vrijwaart het evenementenbureau voor eventuele gevolgen van deze vergunningen of voor zaken die niet vergund zouden zijn.

Artikel 15

Veiligheid: In functie van het veiligheidsplan worden de nodige regelingen getroffen met betrekking tot bijvoorbeeld EHBO-post, beveiliging, enz. Alle kosten, taksen en lasten die hiermee verbonden zijn, worden door het evenementenbureau doorgefactureerd aan de opdrachtgever.

Artikel 16

De klant is aansprakelijk voor alle schade aan de geleverde of afgehaalde goederen. Alle gehuurde goederen die niet worden ingeleverd of beschadigd zijn, ongeacht de oorzaak hiervan, met inbegrip van diefstal, brand of andere gebeurtenissen, zullen aangerekend worden tegen de waarde van de aankoopprijs. Het is geen vereiste dat het goed volledig werd vernietigd. Van zodra er sprake is van lichte beschadiging, is de verhuurder gerechtigd op een integrale vergoeding zoals in dit artikel bepaald. Alle bijkomende directe en indirecte kosten, waaronder eventuele schadevergoedingen aan daaropvolgende huurders of de leveringskosten van het vervangende goed, vallen integraal ten laste van de huurder.
Indien achteraf door leveranciers of medewerkers schade wordt vastgesteld aan materialen die gebruikt zijn tijdens het evenement, zal dit doorgerekend worden aan de klant. Het melden van schade aan geleverde materialen dient direct aan het evenementenbureau te gebeuren aan de hand van foto’s. Dit moet gebeuren zodra de schade opgemerkt wordt, uiterlijk voor de start van het evenement.

Artikel 17

Alle werkuren, zoals afgesproken in de offerte, worden per uur gerekend (bijvoorbeeld: barbediening, werkuren op- en afbouw, ...).

Mocht er door welke omstandigheid dan ook meer werkuren gepresteerd worden dan op de offerte staat, zullen deze verrekend worden op de factuur.

Artikel 18

In geval van betwisting is uitsluitend het vredegerecht van het kanton of de rechtbanken van het arrondissement Kortrijk bevoegd.

Artikel 19

De totstandkoming, het bestaan en de gevolgen van de overeenkomst tussen de partijen zijn uitsluitend geregeld door Belgisch recht en deze algemene voorwaarden.

Artikel 20

Beide partijen verklaren zich akkoord met de bepalingen zoals voorzien in deze algemene voorwaarden bij het aanvaarden van de offerte.

Artikel 21

Bij samenwerking met andere leveranciers kunnen naast deze algemene voorwaarden ook de aanvullende voorwaarden van de betreffende leveranciers van toepassing zijn, welke specifiek betrekking hebben op hun diensten, producten en leveringen. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om zich op de hoogte te stellen van deze voorwaarden en ze na te leven waar nodig.

Artikel 22

Bij de levering van materialen, zoals bijvoorbeeld 'Bar Booze', dient de klant er altijd voor te zorgen dat de locatie voldoende toegankelijk is voor het transport en de installatie van de materialen. Indien de ondergrond zacht of ongeschikt is voor het plaatsen van zware materialen, worden er rijplaten voorzien om een veilige en stabiele doorgang te garanderen. In het geval van schade aan de ondergrond tijdens de levering van materialen kan de klant geen aanspraak maken op de Verhuurder. De klant is te allen tijde verantwoordelijk voor het voorzien van geschikte rijplaten of andere maatregelen, indien nodig, om de levering en opbouw zonder hinder te laten verlopen. Indien de Verhuurder extra materialen of voorzieningen moet inzetten om de levering mogelijk te maken, kan hiervoor een meerprijs worden aangerekend, welke aan de klant in rekening zal worden gebracht.